PL-EKO-07
Zgłoszenia sygnalistów
W jednostce certyfikującej AGRO BIO TEST wdrożono procedurę zgłoszeń wewnętrznych oraz ochrony sygnalistów, która obowiązuje od 25 września 2024 r.
Sygnalistą może być osoba fizyczna, która dokonuje zgłoszenia o naruszeniu prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, w kontekście związanym z pracą, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ww. ustawy, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy, przedsiębiorca, prokurent, wspólnik, członek Zarządu, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażysta, praktykant.
Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa służy poprawie efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych funkcjonowania Spółki.
Jak złożyć zgłoszenie?
Jeśli mają Państwo informacje o naruszeniu prawa, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub może dojść w Spółce lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa,można je przekazaćw formie ustnej lub pisemnej z wykorzystaniem poniższych kanałów komunikacji:
- na adres poczty elektronicznej: sygnalisci@agrobiotest.pl
- na adres imiennej poczty elektronicznej Dyrektora Zarządzającego AGRO BIO TEST: przegalinska@agrobiotest.pl
- pocztą, listem poleconym, na adres Spółki, z dopiskiem na kopercie „Zgłoszenie, do rąk własnych Dyrektora Zarządzającego, nie otwierać”
- na piśmie, bezpośrednio do rąk własnych Dyrektora Zarządzającego
- telefonicznie lub ustnie podczas bezpośredniej rozmowy/spotkania z Dyrektorem Zarządzającym, zorganizowanym w terminie 7 dni kalendarzowych od otrzymania przez Dyrektora Zarządzającego wniosku o taką formę zgłoszenia
Zgłoszenie powinno zawierać jasne i pełne wyjaśnienie przedmiotu Zgłoszenia, w tym co najmniej:
- datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa
- opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa
- wskazanie osoby, której dotyczy zgłoszenie
- wskazanie ewentualnej osoby pokrzywdzonej
- wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa
- wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje sygnalista, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia
- wskazanie preferowanego sposobu kontaktu zwrotnego
Zgłoszone przez sygnalistę naruszenie przepisów prawa będzie poddane wnikliwej i bezstronnej analiziez zachowaniem poufności w następującym trybie postępowania:
- potwierdzenie wpływu zgłoszenia ze wskazaniem terminu odpowiedzi, jeśli sygnalista wskazał dane kontaktowe
- wstępna weryfikacja zgłoszenia
- podjęcie działań następczych i wszczęcie postępowania wyjaśniającego, jeśli zgłoszenie jest zakwalifikowane jako podlegające pod przepisy ustawy o ochronie sygnalistów
- kontakt z sygnalistą – jeśli występuje konieczność uzupełnienia informacji
- informacja zwrotna do sygnalisty
Zgłoszenia dokonane anonimowo nie podlegają rozpatrzeniu.
Dane osobowe sygnalistów AGRO BIO TEST przetwarza w oparciu o wymagania ustawowe zawarte w Klauzuli informacyjnej (RODO).
Ochrona sygnalistów przed działaniami odwetowymi
Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem,
że ma uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego
i że stanowi informację o naruszeniu prawa (art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów).
Tożsamość Sygnalisty, jak również wszystkie informacje umożliwiające jego identyfikację, nie będzie ujawniana podmiotom, których dotyczy zgłoszenie, osobom trzecim ani innym pracownikom i współpracownikom podmiotu.
Tożsamość Sygnalisty, jak również inne informacje umożliwiające jego identyfikację mogą zostać ujawnione jedynie wtedy, gdy takie ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z powszechnie obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających, przygotowawczych lub sądowych.
Uwaga! Sygnalista dokonujący zgłoszenia w złej wierze, dokonujący zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, nie podlega ochronie przewidzianej w Procedurze oraz w ustawie o ochronie sygnalistów.
Sygnalista powinien mieć na uwadze, że może ponieść określone prawnie sankcje za dokonanie bezpodstawnego zgłoszenia(art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów) a osoba, która poniosła szkodę z powodu zgłoszenia w złej wierze, ma prawo żądać od Sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych.
Zgłoszenie zewnętrzne
Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego Zgłoszenia wewnętrznego. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub inny właściwy organ publiczny.